Het begon met een vraag van
Monique, externe HRM die bezig was een klus te klaren en dat in excel deed.
Situatie ervoor: stress, thuiswerken en vergeten het bestand te uploaden,
collega’s die het bestand wijzigde en thuis op pc opslaan. Kortom, ergernis,
ergernis, ergernis!
Monique is een externe HRM-functionaris en had de opdracht gekregen om voor de afdeling HRM de loopbaanpaden voor functies vanaf functiegroep 6 in kaart te brengen. Zij had hiervoor haar informatie in een excel sheet gezet en moest tal van verschillende soorten informatie aan elkaar gaan koppelen, waarbij sommige data voor meerdere functies gebruikt kon worden. En meerdere collega's moesten hun imput op dit sheet leveren. Samen hebben wij een prachtig goed werkende divisie overschrijdende Sharepoint omgeving opgeleverd die door meerdere HRM-collega's te onderhouden en beheren is en dienst doet voor alle managers die willen weten hoe zij zich kunnen ontwikkelen:
Alle informatie die je hier op 1 pagina ziet, is afkomstig uit 1 lijst. Dat is de basis voor deze opbouw. Het uitgangspunt is om zo lean mogelijk te blijven, dwz geen overbodige informatie, de klant/bezoeker/manager/gebruiker moet in 1 oogopslag zien wat er te koop is en moet dan binnen minimaal 1 klik krijgen wat hij zoekt.
De vraag hierbij is natuurlijk: 'Wat zoekt de klant?' Wat wil ik zien als ik geinteresseerd ben in loopbaanontwikkeling. Dan wil ik zien hoe lang ik erover doe om ergens te komen. Ik wil weten of het mogelijk is om vanuit mijn huidige functie er te komen. Ik wil weten wat ik nog ontbeer, wat ik nog moet aanleren of welke ervaringen ik op moet doen om te kunnen solliciteren. Ik wil weten welke vaardigheden, kennis en opleiding gevraagd wordt voor een functie. Hier wil ik snel antwoord op en dat wil ik binnen maxinmaal 3x klikken te zien krijgen. (Lukt dit niet, dan ben ik weg als klant en vind ik de site niet ok)
In de linkernavigatie zie je de weergaven die gemaakt vanuit de lijst en afgestemd op bovengenoemde vragen:
- Functie per divisie
- Zoeken op
- Werk- en denkniveau
- Doorgroeimogelijkheden
In het midden een grafische weergave waarop geklikt kan worden om bij de functiegegevens de komen.
Aan de rechterkant linken naar:
- Zoek op functie
- Zoek op functiegroepen
Klik je hier dan verschijnt een weergavescherm met venster. Klikt men op de betreffende functie dan verschijnt alle ingevoerde informatie netjes onder elkaar in het voorbeeldvenster.
Ook belangrijk is de navigatie in de bovenbalk, zeker als je linkt naar andere Sharepointsites buiten de eigen SP-omgeving. Zorg dan altijd in de bovenbalk voor een tab 'terug naar HRM-pagina' of 'terug naar vorige pagina'. Zo help je de klant/gebruiker/bezoeker makkelijk terug te keren en voorkom je dat ze verdwalen.