Vaak is er veel verloop per project of per maand, worden de medewerkers ergens anders ingezet en kunnen na verloop van tijd weer ingezet worden op het project waar ze ooit aan deelnamen. Vaak wordt dit wel bijgehouden in excel, maar daar ontbreekt de geschiedenis; mensen die uit de excel gehaald zijn moeten weer opnieuw toegevoegd worden. Dit gaat gepaard met veel zoekwerk, overal en nergens informatie die elkaar ook nog eens tegenspreekt. In excel is ook niet goed te zien wie de wijzigingen doorvoerd, kortom veel weerstand tegen het uitvoeren van deze taak.
Omzetting van deze gegevens naar een Sharepointlijst werkt kostenbesparend, levert informatie over de geschiedenis van de teamleden (wanneer eruit, wanneer er weer in, vast of flexibel, extern of intern) en wordt automatisch bijgewerkt als er wijzigingen worden toegevoegd. Ook is te zien wie wanneer welke wijziging heeft doorgevoerd. Van Excel naar Sharepointlijst:
Voordelen van en sharepointlijst t.o.v. excel:
- per item is de geschiedenis te lezen, wie wijzigde wat wanneer
- er zijn veel meer weergaven te maken, allemaal uit 1 en dezelfde lijst
- met buttons is de navigatie voor je klant/bezoeker/gebruiker overzichtelijk
- weergave 'wijzigingen per maand' worden automatisch bijgewerkt
- in 1 oogopslag is te zien:
- medewerkers op achternaam op alfabet
- overzicht van de functiegroepen
- overzicht van het team per teamleider
- ik kan naar een medewerker zoeken via afdeling
- ik kan naar een medewerker zoeken via de teamleider
- ik kan een medewerker vinden via het domein
- ik kan een medewerker vinden via extern/intern
- ik kan een medewerker vinden via wijzigingen per maand