Autorisatiematrix in Sharepoint

Werk je met Sharepoint dan is het een must om je site op orde te hebben en in kaart te hebben wat er allemaal gaande is. Veelal ontbreekt deze informatie, is er geen overzicht op de site of wordt dit in een excelsheet gezet. Bijhouden van de sheet is moeilijk, zo blijkt uit de praktijk.  Dus is het handig om een autorisatiematrix in Sharepoint te maken waar iedereen kan zien hoe de site is opgebouwd met de subsites en wie welke machtigingen hebben. Het is echt een noodzakelijk kwaad want het is een naslagwerk en archief voor je collega’s en makkelijk bij te houden voor/door iedereen. Je maakt 1 formulier met alle informatie en je zorgt ervoor dat het overzichtelijk in de weergaven te zien is:

Klik je op bijvoorbeeld de subsite van Domeinen, dan verschijnt er een overzicht van de subsites die onder de site Domeinen valt:

Beheer en onderhoud op de site is nu overzichtelijk voor iedereen.

Sharepointtoepassing voor bijhouden en wijzigen teamindelingen

Het bijhouden van alle wijzigingen in de teams die bijvoorbeeld aan projecten werken blijkt veel tijd te kosten. 
Vaak is er veel verloop per project of per maand, worden de medewerkers ergens anders ingezet en kunnen na verloop van tijd weer ingezet worden op het project waar ze ooit aan deelnamen. Vaak wordt dit wel bijgehouden in excel, maar daar ontbreekt de geschiedenis; mensen die uit de excel gehaald zijn moeten weer opnieuw toegevoegd worden. Dit gaat gepaard met veel zoekwerk, overal en nergens informatie die elkaar ook nog eens tegenspreekt. In excel is ook niet goed te zien wie de wijzigingen doorvoerd, kortom veel weerstand tegen het uitvoeren van deze taak. 

Omzetting van deze gegevens naar een Sharepointlijst werkt kostenbesparend, levert informatie over de geschiedenis van de teamleden (wanneer eruit, wanneer er weer in, vast of flexibel, extern of intern) en wordt automatisch bijgewerkt als er wijzigingen worden toegevoegd. Ook is te zien wie wanneer welke wijziging heeft doorgevoerd. Van Excel naar Sharepointlijst: 

Voordelen van en sharepointlijst t.o.v. excel:

- per item is de geschiedenis te lezen, wie wijzigde wat wanneer

- er zijn veel meer weergaven te maken, allemaal uit 1 en dezelfde lijst

- met buttons is de navigatie voor je klant/bezoeker/gebruiker overzichtelijk

- weergave 'wijzigingen per maand' worden automatisch bijgewerkt 

- in 1 oogopslag is te zien:

- medewerkers op achternaam op alfabet

- overzicht van de functiegroepen 

- overzicht van het team per teamleider

- ik kan naar een medewerker zoeken via afdeling

- ik kan naar een medewerker zoeken via de teamleider

- ik kan een medewerker vinden via het domein

- ik kan een medewerker vinden via extern/intern

- ik kan een medewerker vinden via wijzigingen per maand

Sharepointtoepassing voor HRM

Het begon met een vraag van Monique, externe HRM die bezig was een klus te klaren en dat in excel deed. Situatie ervoor: stress, thuiswerken en vergeten het bestand te uploaden, collega’s die het bestand wijzigde en thuis op pc opslaan. Kortom, ergernis, ergernis, ergernis!

Monique is een externe HRM-functionaris en had de opdracht gekregen om voor de afdeling HRM de loopbaanpaden voor functies vanaf functiegroep 6 in kaart te brengen. Zij had hiervoor haar informatie in een excel sheet gezet en moest tal van verschillende soorten informatie aan elkaar gaan koppelen, waarbij sommige data voor meerdere functies gebruikt kon worden. En meerdere collega's moesten hun imput op dit sheet leveren. Samen hebben wij een prachtig goed werkende divisie overschrijdende Sharepoint omgeving opgeleverd die door meerdere HRM-collega's te onderhouden en beheren is en dienst doet voor alle managers die willen weten hoe zij zich kunnen ontwikkelen:

Alle informatie die je hier op 1 pagina ziet, is afkomstig uit 1 lijst. Dat is de basis voor deze opbouw. Het uitgangspunt is om zo lean mogelijk te blijven, dwz geen overbodige informatie, de klant/bezoeker/manager/gebruiker moet in 1 oogopslag zien wat er te koop is en moet dan binnen minimaal 1 klik krijgen wat hij zoekt. 

De vraag hierbij is natuurlijk: 'Wat zoekt de klant?' Wat wil ik zien als ik geinteresseerd ben in loopbaanontwikkeling. Dan wil ik zien hoe lang ik erover doe om ergens te komen. Ik wil weten of het mogelijk is om vanuit mijn huidige functie er te komen. Ik wil weten wat ik nog ontbeer, wat ik nog moet aanleren of welke ervaringen ik op moet doen om te kunnen solliciteren. Ik wil weten welke vaardigheden, kennis en opleiding gevraagd wordt voor een functie. Hier wil ik snel antwoord op en dat wil ik binnen maxinmaal 3x klikken te zien krijgen. (Lukt dit niet, dan ben ik weg als klant en vind ik de site niet ok) 

In de linkernavigatie zie je de weergaven die gemaakt vanuit de lijst en afgestemd op bovengenoemde vragen:

- Functie per divisie

- Zoeken op

- Werk- en denkniveau

- Doorgroeimogelijkheden

In het midden een grafische weergave waarop geklikt kan worden om bij de functiegegevens de komen. 

Aan de rechterkant linken naar:

- Zoek op functie

- Zoek op functiegroepen

Klik je hier dan verschijnt een weergavescherm met venster. Klikt men op de betreffende functie dan verschijnt alle ingevoerde informatie netjes onder elkaar in het voorbeeldvenster. 

Ook belangrijk is de navigatie in de bovenbalk, zeker als je linkt naar andere Sharepointsites buiten de eigen SP-omgeving. Zorg dan altijd in de bovenbalk voor een tab 'terug naar HRM-pagina' of 'terug naar vorige pagina'. Zo help je de klant/gebruiker/bezoeker makkelijk terug te keren en voorkom je dat ze verdwalen.